Locataires, garants et contacts : vos données dans Zekeez

Dernière mise à jour : 07/10/2026

Vous avez reçu un e-mail envoyé « via Zekeez », ou votre bailleur vous a dit gérer votre location avec Zekeez. Cette page vous explique qui fait quoi de vos données et comment exercer vos droits.

Qui est responsable de vos données ?

Votre bailleur, ou la personne qui gère le logement pour lui. C’est lui qui décide d’enregistrer vos informations, de les conserver et de vous écrire. Il est le responsable de traitement au sens du règlement général sur la protection des données (RGPD).

Zekeez est le logiciel qu’il utilise. Nous hébergeons et traitons ces informations pour son compte et sur ses instructions, comme sous-traitant (article 28 du RGPD). Nous ne les utilisons pour rien d’autre (pas de prospection, pas de revente, pas de fichier de locataires, pas d’entraînement de modèles d’intelligence artificielle), sinon pour établir des statistiques anonymes d’usage du logiciel, qui ne permettent d’identifier personne, et pour examiner un contenu qui nous serait signalé comme illicite.

Quelles informations peuvent y figurer ?

Selon ce que votre bailleur a choisi d’enregistrer :

• votre identité et vos coordonnées : nom, prénom, adresse, e-mail, téléphone, parfois vos coordonnées bancaires, votre date et votre lieu de naissance ou votre situation familiale lorsque le bail l’exige ; les notes que votre bailleur a prises ;
• les éléments de votre bail : logement, loyer, charges, dépôt de garantie, dates, colocataires, garants ;
• le suivi des paiements : appels de loyer, quittances, règlements reçus, retards éventuels, et le libellé des virements que vous avez faits, tel qu’il apparaît sur le relevé bancaire de votre bailleur ;
• des documents : bail, état des lieux, attestation d’assurance, et les pièces justificatives que vous avez remises (pièce d’identité, justificatifs de revenus, par exemple) ;
• les e-mails que votre bailleur vous a envoyés depuis Zekeez.

Votre bailleur ne peut vous demander que les pièces figurant sur la liste fixée par le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015, pris en application de l’article 22-2 de la loi n° 89-462 du 6 juillet 1989. Il ne peut donc pas vous demander, par exemple, un relevé de compte bancaire, une attestation de bonne tenue de compte ou un extrait de casier judiciaire. Nos conditions d’utilisation interdisent à nos utilisateurs de demander ou de conserver d’autres pièces.

Que fait Zekeez de ces informations ?

Uniquement ce que votre bailleur lui demande pour gérer la location : les ranger, produire des documents (quittances, avis d’échéance, courriers), rapprocher vos paiements de ses relevés bancaires, lui rappeler les échéances et vous envoyer les e-mails qu’il a préparés ou programmés. Ces e-mails partent par le prestataire d’envoi de Zekeez, qui compte les ouvertures et les clics de façon anonyme : ni votre bailleur ni Zekeez ne savent si vous avez ouvert un e-mail (voir la politique cookies).

Quand votre bailleur utilise la lecture assistée d’un document (par exemple pour préremplir une fiche à partir de votre bail), ce document est lu par un modèle d’intelligence artificielle. Si votre bailleur a connecté son compte bancaire, les opérations qui y figurent, dont le libellé de vos virements, sont classées par ce même modèle, auquel Zekeez transmet aussi le nom des locataires et le montant des loyers, pour reconnaître qui a payé quoi. Le fournisseur de ce modèle, la société française Mistral AI, conserve ce qui lui est transmis trente jours au plus, pour détecter les usages abusifs de son service ; elle ne s’en sert à aucune autre fin et n’entraîne pas ses modèles sur ces données.

Votre bailleur peut également programmer l’envoi automatique de certains messages (appel de loyer, quittance, relance en cas de retard) : ils partent selon les règles qu’il a fixées. Aucune relance ne part sur la seule foi d’un rapprochement proposé par l’intelligence artificielle que votre bailleur n’a pas validé. Aucune décision produisant des effets juridiques à votre égard n’est prise par un automatisme de Zekeez, et Zekeez ne calcule aucun score de solvabilité.

Où sont vos données, et qui peut les voir ?

Elles sont hébergées dans l’Union européenne par nos prestataires techniques, listés sur la page Sous-traitants avec les lieux de traitement et les garanties applicables ; certains peuvent y accéder depuis les États-Unis ou le Canada, dans le cadre d’une décision d’adéquation de la Commission européenne ou de clauses contractuelles types. Au sein de Zekeez, seules les personnes qui en ont besoin pour faire fonctionner le service y ont accès, et elles sont tenues à la confidentialité. Lorsque cette fonction sera disponible, votre bailleur pourra aussi donner accès à son espace à des personnes qu’il choisit (un associé, un gestionnaire, son comptable).

Combien de temps ?

C’est votre bailleur qui en décide, dans les limites de la loi. À titre d’exemple, il peut devoir conserver le bail et le suivi des paiements plusieurs années après votre départ, notamment pour ses obligations comptables et fiscales ou en cas de litige. Quand il supprime vos informations ou ferme son compte, nous les effaçons de nos systèmes dans les délais prévus par notre accord de traitement des données.

Une exception, que nous appliquons nous-mêmes : vos coordonnées bancaires (IBAN, BIC) sont effacées automatiquement trois mois après la fin de votre dernier bail chez ce bailleur. Elles ne servent plus une fois votre dépôt de garantie rendu, ce que la loi impose dans les deux mois de votre départ.

Comment exercer vos droits ?

Vous pouvez demander à accéder à vos données, à les faire rectifier ou effacer, à en limiter le traitement, à en recevoir une copie dans un format lisible par machine, ou vous opposer à certains traitements.

1. Adressez-vous d’abord à votre bailleur : c’est lui qui peut décider. S’il lui faut une copie complète de vos données, ou leur effacement partout où elles figurent, nous l’y aidons.
2. Vous ne savez pas à qui écrire, ou vous n’obtenez pas de réponse ? Écrivez-nous à contact@zekeez.com, avec l’objet « Données personnelles », en indiquant votre nom, votre adresse e-mail et l’adresse du logement. Nous transmettrons votre demande au compte concerné et vous le confirmerons. Nous ne pouvons pas décider à la place de votre bailleur, mais nous l’aidons à vous répondre. Les messages que vous nous adressez sont traités par Zekeez pour son propre compte, le temps d’y répondre, comme l’explique notre politique de confidentialité.
3. Vous pouvez à tout moment adresser une réclamation à la CNIL (cnil.fr, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07).

Vous recevez des e-mails abusifs envoyés via Zekeez ?

Si un utilisateur se sert de Zekeez pour vous harceler, vous menacer, ou pour vous adresser des messages sans rapport avec votre location, signalez-le à contact@zekeez.com, avec l’objet « Signalement », en joignant le message reçu. Nous examinerons le signalement conformément à l’article 11 de nos conditions générales d’utilisation.

Pour les bailleurs : informer vos locataires

En tant que responsable de traitement, vous devez informer les personnes dont vous enregistrez les données (articles 13 et 14 du RGPD). Remettez cette information au candidat avec la liste des pièces demandées, avant de recevoir son dossier, et à la caution au plus tard un mois après avoir reçu le sien ; reprenez-la ensuite dans le bail et dans l’acte de cautionnement. Vous pouvez reprendre la clause suivante, en l’adaptant :

Données personnelles. Le bailleur, [nom et adresse], traite les données personnelles du candidat, du locataire, des colocataires et de leurs cautions pour examiner la candidature, conclure et gérer le bail : rédaction des actes, appel et encaissement des loyers et charges, délivrance des quittances et reçus, révision du loyer, régularisation des charges, gestion du dépôt de garantie, relations avec l’assureur, le syndic et les prestataires qui interviennent dans le logement, respect de ses obligations comptables et fiscales et, le cas échéant, recouvrement des sommes dues et gestion des litiges.

Ces traitements reposent sur l’exécution du bail et des mesures qui le précèdent (et, pour la caution, de l’acte de cautionnement), sur les obligations légales du bailleur et, pour le recouvrement et la gestion des litiges, sur son intérêt légitime à faire valoir ses droits. Les informations demandées sont nécessaires pour examiner la candidature et conclure le bail : sans elles, il ne peut être conclu ni géré. Les données de la caution peuvent avoir été communiquées par le locataire ; les libellés des virements proviennent des relevés bancaires du bailleur.

Les données sont conservées pendant la durée du bail et jusqu’à l’arrêté définitif des comptes entre les parties, puis trois ans (article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989), et, en cas de litige, jusqu’à son issue définitive. Les pièces que la loi fiscale ou comptable impose de garder le sont pendant la durée qu’elle fixe. Le dossier d’un candidat non retenu est supprimé dans les trois mois. Les coordonnées bancaires du locataire sont effacées trois mois après la fin de son dernier bail.

Elles sont destinées au bailleur et, dans la mesure nécessaire, à ses mandataires, à son comptable, à son assureur, au syndic et aux prestataires qui interviennent dans le logement, à la caution lorsqu’elle doit être informée d’un incident de paiement, à l’organisme qui verse l’aide au logement, ainsi qu’aux autorités, organismes et auxiliaires de justice habilités. Le bailleur utilise le logiciel Zekeez, qui les héberge et les traite pour son compte, y compris par un outil d’intelligence artificielle qui lit les documents et rapproche les paiements, sans prendre de décision. Les prestataires de Zekeez, dont certains peuvent accéder aux données depuis les États-Unis ou le Canada, dans le cadre d’une décision d’adéquation de la Commission européenne ou de clauses contractuelles types, sont indiqués sur zekeez.com/sous-traitants. Aucune décision produisant des effets juridiques à l’égard du locataire ou de la caution n’est prise sur le seul fondement d’un traitement automatisé.

Chacun peut accéder à ses données, les faire rectifier ou effacer, en demander la limitation, en obtenir la portabilité et, pour les traitements fondés sur l’intérêt légitime du bailleur, s’y opposer. Chacun peut aussi définir des directives sur le sort de ses données après son décès. Ces droits s’exercent auprès du bailleur, [adresse e-mail]. Chacun peut introduire une réclamation auprès de la CNIL (cnil.fr).

Si vous envoyez les quittances par e-mail, recueillez aussi l’accord exprès du locataire (article 21 de la loi du 6 juillet 1989), par exemple par une case du bail : « Le locataire accepte de recevoir ses quittances et reçus par voie électronique, à l’adresse [e-mail]. »

Ce modèle ne tient pas lieu de conseil adapté à votre situation. Si vous faites appel à un mandataire, à une agence ou à un gestionnaire, complétez-le.